Verwerkersovereenkomst

Tussen Villantis B.V. (in oprichting) ("Villantis", de Verwerker) en de accounthouder — eigenaar of beheerder van vakantiewoning(en) die het platform gebruikt (de Verantwoordelijke).

1. Definities

Begrippen als "persoonsgegevens", "verwerken", "betrokkene" en "datalek" hebben de betekenis uit de AVG (Verordening (EU) 2016/679). Daarnaast geldt:

• Verantwoordelijke: de accounthouder — de eigenaar of beheerder (agent) van vakantiewoning(en) die het platform gebruikt. De Verantwoordelijke bepaalt waarom en waarvoor de gastgegevens worden verwerkt (verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG).
• Verwerker: Villantis, dat de gastgegevens uitsluitend in opdracht van de Verantwoordelijke verwerkt via de functies van het platform.
• Gasten van de Verantwoordelijke: de (aspirant-)huurders van de vakantiewoning(en) van de Verantwoordelijke — degenen die een aanvraag doen, boeken of verblijven.

2. Onderwerp en duur

Villantis verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor het leveren van het platform aan de Verantwoordelijke (boekingbeheer, gastcommunicatie, contracten, documenten, rapportage). De overeenkomst loopt zolang de Verantwoordelijke het platform gebruikt.

3. Instructies

Villantis verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend volgens de gedocumenteerde instructies van de Verantwoordelijke (waaronder het gebruik van de platformfuncties), tenzij een wettelijke plicht anders vereist. Villantis meldt het als een instructie naar haar oordeel in strijd is met de AVG.

4. Aard van de gegevens

• Categorieën betrokkenen: gasten van de Verantwoordelijke.
• Categorieën gegevens: naam, contactgegevens, adres, verblijfsgegevens, financiële boekingsgegevens, communicatie, geüploade documenten en eventuele interne markeringen.
• Geen structurele verwerking van bijzondere categorieën; identiteitsdocumenten alleen indien de Verantwoordelijke die zelf uploadt (zie art. 11).

5. Vertrouwelijkheid

Personen die namens Villantis toegang hebben, zijn tot geheimhouding verplicht.

6. Beveiliging (art. 32 AVG)

Villantis treft passende technische en organisatorische maatregelen: versleuteling in rust en transport, strikte toegangscontrole en klantscheiding (multi-tenant), privé-documentopslag met tijdelijke links, back-ups (point-in-time), logging en monitoring, en beveiligingswaarschuwingen.

7. Subverwerkers

De Verantwoordelijke geeft algemene toestemming voor subverwerkers. Huidige subverwerker: Amazon Web Services EMEA SARL (hosting, e-mail, inlog, opslag), regio EU (Ierland, eu-west-1). Villantis informeert vooraf over voorgenomen wijzigingen en biedt gelegenheid tot bezwaar, en legt subverwerkers dezelfde verplichtingen op.

8. Doorgifte buiten de EER

Alle verwerking vindt plaats binnen de EER. Bij eventuele toekomstige doorgifte buiten de EER gelden passende waarborgen (bv. EU-modelcontractbepalingen).

9. Bijstand aan de Verantwoordelijke

Villantis helpt de Verantwoordelijke redelijkerwijs met verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering, etc.), beveiliging, datalekken en eventuele DPIA's.

10. Datalekken

Villantis meldt een datalek zonder onredelijke vertraging (streven: binnen 48 uur) na ontdekking aan de Verantwoordelijke, met de bekende relevante informatie. De Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen waar vereist.

11. Bewaren en teruggave/verwijdering

• Financiële/boekingsgegevens: bewaard conform de wettelijke fiscale bewaarplicht (7 jaar).
• Identiteitsdocumenten: zo kort mogelijk; de Verantwoordelijke is er verantwoordelijk voor deze niet langer dan noodzakelijk te bewaren. Beleid: geüploade documenten staan in privé-opslag met toegang per ondertekende, kortlopende link; verwijderen kan per direct via het portaal.
• Na beëindiging verwijdert of retourneert Villantis de persoonsgegevens naar keuze van de Verantwoordelijke, behoudens wettelijke bewaarplichten.

12. Audit

Villantis stelt op verzoek de informatie beschikbaar die nodig is om naleving aan te tonen en werkt mee aan redelijke audits (maximaal 1× per jaar, aangekondigd, eventueel via een onafhankelijke deskundige).

13. Aansprakelijkheid en recht

Aansprakelijkheid volgt de algemene voorwaarden. Nederlands recht is van toepassing; geschillen voor de bevoegde rechter te rechtbank Amsterdam.

De bijlagen maken integraal deel uit van deze overeenkomst en zijn opgenomen in de artikelen zelf: (1) verwerkingsdetails — artikel 4, (2) beveiligingsmaatregelen — artikel 6, (3) subverwerkers — artikel 7 (Amazon Web Services, regio eu-west-1).