Privacyverklaring — Villantis

Laatst bijgewerkt: 15 augustus 2026

1. Wie zijn wij

Villantis is een online platform waarmee eigenaren en beheerders van vakantiewoningen hun verhuur beheren (boekingen, communicatie met gasten, contracten en rapportage).

Aanbieder/verantwoordelijke: Villantis B.V. (in oprichting), besloten vennootschap in oprichting, KvK-inschrijving volgt, (vestigingsadres volgt bij inschrijving).
Vragen over privacy: support [at] villantis.com.

2. Onze rol: verantwoordelijke én verwerker

Villantis heeft twee rollen:

Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van onze directe klanten (eigenaren en beheerders met een account): accountgegevens, facturatie en gebruik van het platform.
Verwerker voor de gegevens van gasten. Die verwerken wij namens de verhuurder (de eigenaar/beheerder), die daarvoor verwerkingsverantwoordelijke is. Met elke verhuurder sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Wil je als gast je gegevens inzien of laten verwijderen, dan kun je terecht bij de verhuurder; wij ondersteunen dat.

3. Welke gegevens verwerken wij en waarom

Van accounthouders (eigenaren/beheerders)

Naam, e-mailadres, inloggegevens, factuur- en bankgegevens, en gebruiks-/inloggegevens van het platform. Doel: je account beheren, factureren en het platform beveiligen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang (beveiliging).

Van gasten (namens de verhuurder)

contactgegevens (naam, e-mail, telefoon) — voor de boeking en communicatie;
adresgegevens — voor het huurcontract;
verblijfsgegevens (data, aantal personen, eventueel huisdier, bedrag, boekingskanaal) — voor de boeking en afrekening;
documenten (bv. getekend huurcontract) — om afspraken vast te leggen;
communicatiegegevens (verstuurde e-mails, bezorgstatus) — voor correspondentie en betrouwbare bezorging;
eventueel een interne markering "niet opnieuw verhuren" met reden — alleen om risico's bij verhuur te beheersen, met interne waarborgen (reden verplicht, vastlegging, periodieke herbeoordeling).

Grondslag voor gastgegevens: uitvoering van de (huur)overeenkomst, wettelijke plicht (fiscale bewaarplicht) en gerechtvaardigd belang.

Identiteitsbewijzen worden alleen verwerkt als de verhuurder die zelf uploadt, en zo kort mogelijk bewaard; niet-benodigde velden schermen wij af. Wij vragen er zelf nooit om.

4. Hoe lang bewaren wij gegevens

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig:

Soort	Bewaartermijn
Financiële en boekingsgegevens	7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht)
Overige gastgegevens	gekoppeld aan bovenstaande en daarna verwijderd, tenzij wettelijk langer vereist
Identiteitsbewijzen	zo kort mogelijk (verwijderd zodra het doel is bereikt)
Accountgegevens	looptijd account + wettelijke termijnen
"Niet opnieuw verhuren"-markering	periodieke herbeoordeling (standaard na 3 jaar)

5. Met wie delen wij gegevens

Wij verkopen je gegevens niet. Wij gebruiken Amazon Web Services (AWS) als technische leverancier (opslag, e-mail, inlog, documenten). Alle verwerking vindt plaats in datacenters binnen de EU (regio Ierland). Met AWS is een verwerkersovereenkomst gesloten. Wij gebruiken geen advertentie- of trackingdiensten.

6. Beveiliging

Wij nemen passende maatregelen: versleuteling van opgeslagen gegevens, versleutelde verbindingen (TLS), strikte toegangscontrole en scheiding tussen klanten, privé-opslag van documenten met tijdelijke toegangslinks, back-ups en monitoring.

7. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Voor gastgegevens verlopen verzoeken via de verhuurder; wij helpen daarbij. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

8. Contact

Villantis B.V. (in oprichting) · support [at] villantis.com.

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan geeft de laatste versie aan.