Welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, en jouw rechten.
Laatst bijgewerkt: 24 oktober 2026
Villantis is een online platform waarmee eigenaren en beheerders van vakantiewoningen hun verhuur beheren (boekingen, communicatie met gasten, contracten en rapportage).
Villantis heeft twee rollen:
Naam, e-mailadres, inloggegevens, factuur- en bankgegevens, en gebruiks-/inloggegevens van het platform. Doel: je account beheren, factureren en het platform beveiligen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang (beveiliging).
Daarnaast de afspraken en polissen die je zelf bij een pand uploadt (bv. een verzekeringspolis of een onderhoudscontract met een dienstverlener). Die kunnen gegevens van derden bevatten, zoals de naam van een dienstverlener of verzekeraar. Doel: jouw administratie van het pand op één plek. Alleen de eigenaar, het platform en agents die alle instellingen mogen beheren zien ze; gasten nooit.
Grondslag voor gastgegevens: uitvoering van de (huur)overeenkomst, wettelijke plicht (fiscale bewaarplicht) en gerechtvaardigd belang.
Identiteitsbewijzen worden alleen verwerkt als de verhuurder die zelf uploadt, en zo kort mogelijk bewaard; niet-benodigde velden schermen wij af. Wij vragen er zelf nooit om.
Mails die Villantis namens de verhuurder verstuurt, kunnen, als de verhuurder dit voor zijn pand heeft aangezet (standaard staat het uit), een antwoordadres hebben dat bij precies één boeking hoort, in de vorm b-(code) [at] reply.villantis.com. Antwoordt u daarop, dan komt uw bericht bij die boeking in het portaal van de verhuurder terecht, zodat afspraken niet in losse mailboxen verdwijnen. Zo gaat dat:
Een bericht of bijlage laten wissen kan via de verhuurder; wij helpen daarbij. Zie ook hoe lang wij gegevens bewaren en uw rechten.
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig:
| Soort | Bewaartermijn |
|---|---|
| Financiële en boekingsgegevens | 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht) |
| Overige gastgegevens | gekoppeld aan bovenstaande en daarna verwijderd, tenzij wettelijk langer vereist |
| Identiteitsbewijzen | zo kort mogelijk (verwijderd zodra het doel is bereikt) |
| Afspraken en polissen bij een pand | tot de eigenaar ze verwijdert (ook als het pand gearchiveerd is); een verwijderd document is daarna nog 180 dagen herstelbaar en wordt dan definitief gewist |
| Berichten en bijlagen via het antwoordadres van een boeking | zolang de boeking bestaat, en ten hoogste 7 jaar na vertrek; wordt de boeking gewist, dan worden de berichten en bijlagen direct mee gewist, ook eerdere versies |
| Het ruwe bericht (volledige e-mail met technische kopregels) | 30 dagen, versleuteld, daarna definitief verwijderd |
| Het antwoordadres zelf | werkt tot 90 dagen na vertrek, of korter als het wordt ingetrokken; de bijbehorende gegevens worden daarna automatisch verwijderd (ongeveer 30 dagen later) |
| Back-ups | Ook een gewist gegeven kan nog even in een back-up staan: in de databaseback-up tot 35 dagen, in de back-ups die wij vóór onderhoudsacties maken tot 90 dagen. Daarna is het ook daar verdwenen. Back-ups dienen alleen om de dienst te herstellen. |
| Accountgegevens | looptijd account + wettelijke termijnen |
| "Niet opnieuw verhuren"-markering | periodieke herbeoordeling (standaard na 3 jaar) |
Wij verkopen je gegevens niet. Wij gebruiken Amazon Web Services (AWS) als technische leverancier (opslag, e-mail, inlog, documenten). Alle verwerking vindt plaats in datacenters binnen de EU (regio Ierland). Met AWS is een verwerkersovereenkomst gesloten. Dat geldt ook voor het ontvangen van antwoorden op het antwoordadres van een boeking (Amazon SES). Wij gebruiken geen advertentie- of trackingdiensten.
Wij nemen passende maatregelen: versleuteling van opgeslagen gegevens, versleutelde verbindingen (TLS), strikte toegangscontrole en scheiding tussen klanten, privé-opslag van documenten met tijdelijke toegangslinks, back-ups en monitoring. Geüploade documenten worden eerst op virussen gescand en pas daarna beschikbaar gesteld. Binnenkomende berichten worden gecontroleerd op virussen en spam, en opgeslagen in een afgeschermde opslag met een eigen sleutel; wie die sleutel gebruikt, wordt vastgelegd.
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Voor gastgegevens verlopen verzoeken via de verhuurder; wij helpen daarbij. Voor berichten via het antwoordadres kan de verhuurder per gast een overzicht (export) van de berichten, bijlagen en documenten maken, en een boeking met alles wat erbij hoort wissen. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Villantis B.V. (in oprichting) · support [at] villantis.com.
Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan geeft de laatste versie aan.